Facturation électronique et obligations pour les PME suisses

La facturation électronique devient un élément central de la conformité fiscale et de l’efficacité opérationnelle pour les PME suisses en 2025. Entre exigences légales, formats à adopter, outils disponibles et échéances à anticiper, découvrez ce que les entreprises doivent savoir pour rester à jour et tirer profit de cette transition.

Le cadre légal actuel en Suisse et les évolutions à venir

La Suisse impose déjà l’usage de la facturation électronique dans les marchés publics dès un certain seuil, et encourage fortement son usage dans le secteur privé. Pour un panorama complet des règles, consultez les nouvelles obligations 2025 pour les PME suisses.

• Les transactions avec l’administration fédérale nécessitent des factures électroniques si la valeur du contrat dépasse 5 000 CHF.

• Depuis le 1er octobre 2022, la QR-Facture a remplacé les bulletins de versement traditionnels, pour tous les paiements en Suisse. 

• Les exigences de forme pour qu’une facture soit valable (et permettre la déduction de l’impôt préalable) incluent : nom et adresse du fournisseur, numéro de TVA, description des prestations ou biens, date, montant, taux de TVA, etc. Pour plus de précisions, voir les règles de déclaration TVA.

Actuellement, il n’y a pas d’obligation généralisée pour toutes les PME suisses de toutes émettre électroniques les factures pour les échanges B2B, mais les tendances montrent une évolution progressive. Cette transition s’intègre aux obligations comptables des PME.

source : proconcept.ch. 

Avantages concrets pour les PME

• Réduction des coûts (papier, impression, stockage, affranchissement) et gain de temps important grâce à l’automatisation des processus.  L’intégration au suivi des créances permet d’optimiser les relances et le recouvrement. Source : fidu-geneve.com.

• Meilleure sécurité et traçabilité : signatures ou autres procédés garantissant l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques, archivage conforme pour les contrôles fiscaux. 

• Amélioration de la trésorerie : paiements plus rapides, réduction des erreurs dans la facturation, meilleurs suivis des délais.

Formes et normes à respecter

• QR-Facture : standard pour les paiements, obligatoire depuis fin 2022. Source : Sovos

• Formats recommandés pour factures électroniques : XML structuré, formats hybrides comme ZUGFeRD / Factur-X, ou UBL, selon le contexte.

• Signature électronique facultative, mais fortement conseillée pour assurer l’intégrité des données électroniques. Si signature absente, d’autres preuves peuvent être acceptées pour crédibiliser la facture. Kmu.admin.ch

• Archivage : les factures doivent être conservées pendant 10 ans. L’usage de logiciels de comptabilité adaptés facilite cette obligation.

Échéances et urgence d’anticipation

Bien qu’il n’y ait pas (à ce jour) une date fédérale unique imposant que toutes les PME suisses émettent des factures électroniques, plusieurs signes montrent que l’obligation pourrait s’étendre :

• Les administrations exigent déjà cette facturation électronique pour les contrats publics de plus de 5 000 CHF.
• Les entreprises travaillant avec des partenaires dans l’UE ou sur des marchés publics européens doivent surveiller les développements de la législation européenne relative à l’e-invoice et e-reporting (la Suisse étant influencée par ces normes). source : swiss-export.com
• PME suisses devraient se préparer à ce que l’usage de formats structurés devienne la norme, et l’intégrer lors de la révision des comptes annuelle.

Outils et solutions recommandés

Recommandations pratiques pour les PME maintenant

• Réaliser un audit de vos processus de facturation (papier ou électronique) pour identifier ce qui doit évoluer.
• Vérifier si vos clients ou fournisseurs exigent ou utiliseront bientôt la facturation électronique ou un format structuré.
• Choisir tôt une solution compatible, pour éviter des transitions précipitées.
• Former le personnel aux nouveaux formats / aux normes / aux outils de signature ou d’authentification.
• Mettre en place un système d’archivage conforme dès aujourd’hui, pour garantir traçabilité et conformité en cas de contrôle fiscal.

En 2025, bien que les obligations pour toutes les PME suisses ne soient pas encore universelles, la facturation électronique n’est plus une option mais une évolution inévitable. Les entreprises qui anticipent, choisissent les bons outils et se conforment aux normes dès maintenant bénéficieront d’économies et de gains d’efficacité.